Hình ảnh FangXiaNuo / Getty
Bạn có làm việc cho một công ty có các cuộc họp thường xuyên không? Bạn có bao giờ tự hỏi những gì bạn phải làm và những gì được coi là hành vi đúng đắn tại các cuộc tụ họp này? Bạn có sợ tham dự các cuộc họp bởi vì bạn sợ bạn có thể phạm phải một kẻ giả mạo có thể gây nguy hiểm cho vị trí hoặc cơ hội thăng tiến của bạn?
Thông thường, các nhà quản lý, trưởng nhóm hoặc giám đốc điều hành của công ty có quyền bắt đầu các cuộc họp kinh doanh khi họ cảm thấy cần thiết. Cho dù chúng thường xuyên được lên lịch các sự kiện hoặc được gọi cho một mục đích cụ thể, mọi người tham dự nên tuân theo các nguyên tắc nghi thức kinh doanh phù hợp.
Lãnh đạo
Trước cuộc họp, điều cần thiết là phải sắp xếp mọi thứ để bạn không lãng phí thời gian quý báu của bất kỳ ai. Bạn muốn nó chạy trơn tru và đúng tiến độ nhất có thể nhưng vẫn dành thời gian cho câu hỏi và phản hồi nếu có thể. Điều quan trọng là thể hiện sự tôn trọng đối với mọi người liên quan.
Dưới đây là một số hướng dẫn được đề xuất:
- Có một chương trình nghị sự bằng văn bản với trình tự hợp lý và thời gian thực tế. Nếu thời gian và tài nguyên cho phép, hãy gửi các bản sao cho mọi người sẽ tham dự. Gửi lời mời đến những người tham dự tiềm năng với càng nhiều thông tin cụ thể về cuộc họp càng tốt, bao gồm địa điểm, thời gian bắt đầu, những gì cần mang theo và thời gian kết thúc. Bắt đầu bằng một lời chào thân thiện và cho mọi người biết khi nào ổn để đặt câu hỏi. Hãy uống nước ở bục giảng hoặc trước phòng và nhấm nháp nó giữa các chủ đề hoặc khi người khác đang nói. có điểm đạn trong ghi chú của bạn. Không làm như vậy có thể khiến bạn nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác và mất dấu những gì bạn cần nói. Điều này có thể khiến bạn lãng phí thời gian và khiến những người tham dự băn khoăn về thời điểm của cuộc họp. Nhận thức được ngôn ngữ cơ thể của người tham dự. Nếu bạn thấy rằng mọi người đang mất hứng thú, hãy tạm dừng và tự kiểm tra để đảm bảo rằng bạn không lặp lại thông tin hoặc dành quá nhiều thời gian cho những thứ không liên quan. Có một vài giai thoại để giữ cho cuộc họp thú vị. Tuy nhiên, tránh kể những câu chuyện cười không phù hợp thậm chí có dấu hiệu phân biệt giới tính, phân biệt chủng tộc hoặc bất cứ điều gì có thể xúc phạm người khác. Bất cứ ai cũng ăn cắp ý tưởng của người khác và gọi chúng là của riêng bạn. Luôn cung cấp tín dụng cho người khác về các ý tưởng và nhiệm vụ thành công. Trong khi bạn có thể di chuyển một chút, đừng bước qua lại phía trước căn phòng. Điều này làm cho bạn có vẻ lo lắng. Trong khoảng thời gian câu hỏi và trả lời, hãy giữ im lặng cho đến khi người hỏi kết thúc trước khi trả lời. Nếu bạn không hiểu câu hỏi, hãy yêu cầu anh ấy hoặc cô ấy lặp lại hoặc giải thích thêm câu hỏi. Nếu ai đó tỏ ra tức giận hoặc thù địch, hãy giữ bình tĩnh và yêu cầu người đó thảo luận vấn đề này với bạn sau. nếu có thể. Nó tốt hơn cho nó ngắn hơn là mất sự chú ý của những người tham dự.
Người tham dự
Mọi người được mời tham dự cuộc họp nên tham dự trừ khi hoàn cảnh không cho phép. Nếu bạn biết về cuộc họp trước, hãy cân nhắc dành thêm thời gian với việc chải chuốt cá nhân của bạn để thể hiện sự tôn trọng đối với bất kỳ người giám sát nào tham dự. Ăn mặc phù hợp với trình độ kinh doanh.
Lời khuyên về cách cư xử:
- Nếu bạn được yêu cầu gửi tin nhắn xác nhận, hãy thực hiện ngay khi bạn tham gia cuộc họp trên lịch của mình. Hiển thị đúng giờ. Đến đó sớm vài phút nếu có thể. Kiểm tra điện thoại di động của bạn và đảm bảo rằng nó đang ở chế độ im lặng hoặc tắt. Bạn không bao giờ nên gửi tin nhắn văn bản trong một cuộc họp trừ khi nhà lãnh đạo yêu cầu bạn cho một người cụ thể. Nếu giải khát được phục vụ, đồ uống được chấp nhận. Tuy nhiên, trừ khi mọi người khác đang ăn, hãy đợi cho đến khi cuộc họp kết thúc để có một bữa ăn nhẹ. Nếu đây là một cuộc họp ăn trưa, hãy mang thức ăn của bạn đến bàn và ăn một cách lặng lẽ nhất có thể và không gọi cho bạn. trò chuyện hoặc trao đổi ghi chú với những người tham dự khác. Điều này rất đột phá và có thể tạo ấn tượng rằng bạn không thực hiện công việc của mình đủ nghiêm túc để chú ý đến những gì đang được thảo luận. Nếu bạn được gọi, hãy trả lời trực tiếp nhất có thể. Khi bạn không biết câu trả lời, hãy xin lỗi và thành thật. Không có câu trả lời nào tốt hơn câu trả lời sai. Sau cuộc họp, cảm ơn người nói. Đừng nán lại trong phòng họp lâu hơn mức cần thiết. Đi chơi sẽ khiến bạn có vẻ nhàn rỗi và bạn không muốn ông chủ nghĩ rằng bạn đang sử dụng cuộc họp để trốn tránh nhiệm vụ của mình.
Các cuộc họp trong một nhà hàng
Đôi khi một cuộc họp ăn trưa được gọi, và nó có thể được tổ chức tại một nhà hàng. Mặc dù điều này là xa văn phòng, hãy nhớ rằng bạn vẫn đang ở nơi làm việc.
Lời khuyên cuộc họp bổ sung cho các cuộc họp nhà hàng:
- Không bao giờ quên cách cư xử bàn của bạn. Xử lý các rủi ro trong bữa ăn với sự duyên dáng và cách cư xử tốt. Sử dụng các dụng cụ thích hợp. Nếu nghi ngờ ngã ba nào đi với mỗi khóa học, hãy đi theo người dẫn đầu cuộc họp. Nếu bạn đang ở nhà hàng tự chọn, hãy biết cách cư xử đúng đắn để tự giúp mình. Thực hiện theo các hướng dẫn thích hợp để ăn thức ăn cầm tay.
