Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
Email là một trong những cách chính mà mọi người gửi liên lạc bằng văn bản bây giờ và không có khả năng nó sẽ thay đổi. Thật dễ dàng, nhanh chóng và không cần tem.
Đã qua rồi những ngày bạn phải đợi một tuần hoặc hơn để nhận thư hoặc trả lời trong thư. Không cần thiết phải chạy khẩn cấp đến bưu điện để cân phong bì của bạn và nhặt đủ tem cho hóa đơn và thư. Trên thực tế, nhiều người thậm chí chưa bao giờ gửi địa chỉ hoặc gửi thư qua Bưu điện Hoa Kỳ.
Email đã trở thành một trong những cách dễ nhất và nhanh nhất để giao tiếp cả cá nhân và trong kinh doanh. Điều này đã trở thành một hiện tượng mà Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ đáng tin cậy đang phải vật lộn để tìm cách duy trì hoạt động kinh doanh.
Không có gì ngạc nhiên khi nghi thức email, thường được gọi là Netiquette, là một chủ đề nóng cho văn hóa hiện tại. Email được gửi mỗi ngày bởi một bộ phận lớn dân chúng Mỹ. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng email để liên lạc với nhân viên suốt cả ngày. Gần như mọi hộ gia đình đều có ít nhất một máy tính có truy cập internet và trong các hộ gia đình đó là mẹ, cha, trẻ em, thanh thiếu niên và thậm chí có thể là ông bà, với tất cả hoặc hầu hết những người này đều nhận và gửi email.
Chúng ta sống trong một lò vi sóng, xã hội điều khiển internet và không ai muốn dành thời gian để viết một lá thư tay, mặc dù nó rất thân mật và cá nhân hơn nhiều. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp trong đó email hoạt động tốt hơn so với thư điện tử. Dưới đây là một số nghi thức và không nên ghi nhớ khi bạn soạn email.
- Chuẩn bị. Trước khi bạn bắt đầu nhập email, cho dù đó là ghi chú ban đầu hay phản hồi, bạn nên tự hỏi mình muốn liên lạc với ai. Tóm lại, mục đích của bạn để viết là gì? Khi bạn biết, bạn có thể đọc qua email đã hoàn thành trước khi gửi nó để đảm bảo bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình. Nếu nó làm cho lớp, sau đó gửi nó; nếu văn bản khó hiểu, khắc nghiệt hoặc không rõ ràng, thì có lẽ bạn nên bắt đầu lại. Giao tiếp. Hãy nhớ rằng bạn đang liên lạc với một người thực sự sẽ nhận được thư này. Với ý nghĩ đó, bạn nên gọi người đó bằng tên và phải tôn trọng. Nếu đây là phản hồi cho email đã nhận, bạn nên dành thời gian để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào sớm trong ghi chú. Thở đi. Tất cả chúng ta đều có tội tại một thời điểm nào đó hoặc mất bình tĩnh. Nếu bạn nhận được một email khiến bạn tức giận hoặc khó chịu, đừng trả lời bằng hiện vật. Đi đường cao tốc và chỉ trả lời để xác nhận đã nhận hoặc mất một thời gian trước khi trả lời để bạn có thể bình tĩnh và trả lời với một tin nhắn được suy nghĩ kỹ. Bạn không bao giờ muốn trả lời email (hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác) trong sự tức giận. Khi chúng ta tức giận, chúng ta có xu hướng nói (hoặc viết) những điều mà chúng ta không có ý hoặc không cần nói. Hãy nhớ rằng một khi email của bạn được gửi đi, nó sẽ ở ngoài đó mãi mãi. Hãy minh bạch. Dòng chủ đề của bạn phải là một đại diện thực sự về lý do tại sao bạn liên hệ với người nhận. Sử dụng các cụm từ liên quan đến chủ đề của thư. Điều này đúng cho dù bạn đang soạn email doanh nghiệp hay email cá nhân. Chẳng hạn, nếu bạn đang viết email cho mẹ bạn về chuyến thăm của bà ấy vào tuần tới, dòng tiêu đề của bạn sẽ đọc một cái gì đó như "Chuyến thăm của bạn". Nghiên cứu. Nếu bạn đang gửi email đến một đối tác kinh doanh, bạn nên sử dụng họ và tên của họ. Làm nghiên cứu và giải quyết chính xác người nhận. Chủ tịch của công ty có thể được gọi là ông Taylor hoặc Chủ tịch Taylor. Kiểm tra chính tả. Việc sử dụng kiểm tra chính tả rất quan trọng khi bạn giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn gửi một ghi chú đầy lỗi, nó thông báo rằng bạn cẩu thả hoặc bạn không chú ý đến chi tiết. Cố gắng luôn luôn chạy kiểm tra chính tả hoặc sử dụng chương trình tự động sửa. Và sau đó đọc lại để đảm bảo rằng các từ bạn muốn sử dụng không được tự động sửa thành một từ khác. Hiệu đính. Bạn nên dành thêm vài giây hoặc vài phút cần thiết để thực hiện việc đọc nhanh bất kỳ email nào bạn dự định gửi. Dành thời gian này để chỉnh sửa bất kỳ câu khó xử hoặc để đặt bất kỳ dấu chấm câu bị thiếu. Theo dõi giai điệu. Đôi khi một email có thể đi ra khác với cách bạn dự định. Âm của email của bạn rất quan trọng và cũng quan trọng như tin nhắn của bạn. Bởi vì đây là giao tiếp bằng văn bản, bạn nên chắc chắn rằng giọng điệu của bạn dễ chịu và đó là một đại diện thực sự của những gì bạn muốn nói. Hãy nhớ rằng người nhận của bạn không thể nghe thấy tiếng cười trong giọng nói của bạn hoặc nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt bạn. Trừ khi bạn muốn mở đầu mọi thứ bạn viết, bạn nên tránh mọi ngôn ngữ trong email có thể bị hiểu sai theo bất kỳ cách nào. Hãy ngắn gọn và ngọt ngào. Cố gắng không viết một cuốn tiểu thuyết khi bạn gửi email. Hầu hết mọi người thực sự không muốn đọc nhiều trong một email. Nếu email nhất thiết phải dài, hãy cố gắng giúp người nhận bằng cách làm nổi bật các khái niệm chính, sử dụng dấu đầu dòng hoặc tóm tắt chủ đề trong đoạn mở đầu. Giao tiếp tốt. Bạn không muốn gây nhầm lẫn cho người đọc của mình, vì vậy hãy dành thời gian để rõ ràng và súc tích trong văn bản của bạn. Nếu bạn đang gửi email cho một người bạn, bạn có thể giản dị hơn trong phong cách viết của mình. Tuy nhiên, nếu đây là giao tiếp kinh doanh, hãy sử dụng ngữ pháp phù hợp và tránh sử dụng các biểu tượng hoặc biểu tượng cảm xúc khiến bạn trông kém chuyên nghiệp hơn.
Giao tiếp qua email rất phổ biến. Dành thời gian để tham gia Quy tắc Vàng, và bạn sẽ đi một chặng đường dài để trở thành một chuyên gia mạng xã hội bóng bẩy.
