Hình ảnh taxi / Portra / hình ảnh Getty
Chuẩn bị chuyển văn phòng hoặc doanh nghiệp có thể phức tạp hơn nhiều so với việc chuyển hộ gia đình. Chuẩn bị là chìa khóa và đảm bảo rằng tất cả mọi thứ trong danh sách của bạn là hoàn toàn cần thiết. Sử dụng danh sách kiểm tra nhanh này như một hướng dẫn để giữ cho công ty của bạn đi đúng hướng.
Xác định khung thời gian và lịch trình
Xác định khung thời gian của bạn nên là điều đầu tiên bạn làm. Đặt ngày khi tất cả nội dung phải ra khỏi không gian văn phòng, đó là ngày cuối cùng bạn chuyển đi. Bạn có thể sẽ cần một vài ngày để thực sự di chuyển ra ngoài, tùy thuộc vào số lượng công cụ bạn phải di chuyển. Làm việc lạc hậu từ ngày chuyển đi của bạn và lập danh sách tất cả những điều bạn cần làm trước khi xe tải đến.
Phân công nhiệm vụ và thiết lập một ủy ban di chuyển nếu cần thiết
Đó là một ý tưởng tốt để có được nhân viên tham gia di chuyển sớm. Một ủy ban di chuyển không chỉ có thể giúp bạn tổ chức và lên kế hoạch di chuyển mà còn giúp dễ dàng chuyển đổi cho các nhân viên còn lại. Yêu cầu ủy ban xem xét tất cả các nhiệm vụ và phân công vai trò khi cần thiết. Khi di chuyển về phía trước, có lẽ bạn sẽ cần phải thêm các nhiệm vụ vào danh sách và đảm bảo phân công các nhiệm vụ, vì vậy, có quá nhiều thứ để tự làm tất cả.
Thiết lập một kế hoạch truyền thông nội bộ và bên ngoài
Một kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ đảm bảo nhân viên được thông báo về các kế hoạch di chuyển trong khi kế hoạch bên ngoài sẽ giúp khách hàng và nhà cung cấp của bạn cập nhật về các hoạt động kinh doanh của bạn trong quá trình di chuyển để bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh của mình trong quá trình chuyển đổi.
Thuê Movers
Giống như bất kỳ động thái nào, việc thuê những người chuyển động giỏi cần có thời gian và nên là một trong những nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách của bạn. Có một nhân viên phát triển một danh sách ít nhất năm công ty di chuyển, sau đó đảm bảo bạn điều tra kỹ lưỡng trước khi bạn thuê. Xác định ngân sách, nhận báo giá và so sánh các dịch vụ giữa các công ty di chuyển để quyết định nên thuê công ty nào.
Thuê nhà đóng gói chuyên nghiệp
Nếu ngân sách di chuyển của bạn có thể hỗ trợ thuê các nhà đóng gói chuyên nghiệp, hãy làm điều đó. Điều này sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn khỏi phải đóng gói các khu vực văn phòng phổ biến và thường là không gian khó khăn nhất để đóng gói và di chuyển. Nhân viên có thể được yêu cầu đóng gói bàn làm việc hoặc văn phòng của họ vì nó cũng tạo cơ hội cho nhân viên dọn dẹp không gian của họ và loại bỏ những thứ họ không cần phải di chuyển.
Tạo một kế hoạch và bố trí văn phòng mới
Đây là nơi ủy ban di chuyển của bạn sẽ thực sự hữu ích. Luôn luôn khó khăn để di chuyển vào một không gian mới nhưng khi bạn phải tìm ra mọi thứ và mọi người đi đâu, điều đó sẽ mất rất nhiều thời gian. Hãy chắc chắn rằng bạn biết nơi mỗi đồ nội thất sẽ được đặt và mỗi nhân viên sẽ ngồi. Kế hoạch càng chi tiết thì càng tốt.
Nói chuyện với các nhà cung cấp hiện tại của bạn
Di chuyển một doanh nghiệp có thể có nghĩa là thay đổi nhà cung cấp dịch vụ. Kiểm tra hợp đồng của bạn sau đó quyết định xem bạn sẽ ở lại với các nhà cung cấp hiện tại của bạn hay bạn sẽ xem xét chuyển đổi. Bạn sẽ cần xác định những gì không gian mới sẽ yêu cầu về đường dây điện thoại và cơ sở hạ tầng mạng. Nói chuyện với chủ nhà mới và nhà cung cấp của bạn để đảm bảo rằng bạn biết không gian mới cần gì để không có khoảng cách trong dịch vụ. Đối với bất kỳ thiết bị nào bạn đang cho thuê, hãy liên hệ với đại lý để thông báo cho họ về việc di chuyển và cách tốt nhất để đưa thiết bị của họ đến địa điểm mới.
Giữ nhân viên cập nhật và thông báo
Một động thái có thể khó khăn cho nhân viên. Nó có thể có nghĩa là một sự thay đổi trong cách họ đi lại và liệu việc đi lại của họ có dài hơn trước khi di chuyển hay không. Nếu bạn đang di chuyển đến một không gian nhỏ hơn, thì nhân viên cần biết văn phòng sẽ được chỉ định như thế nào và không gian mới của họ sẽ như thế nào. Nhân viên nên được thông báo ở mọi bước trong quy trình. Hãy thử giữ một lịch trình di chuyển trên bảng thông báo nhà bếp hoặc không gian chung khác để mọi người có thể thấy mọi thứ đang tiến triển như thế nào và những gì được mong đợi của họ với tư cách là nhân viên.
