Hình ảnh chân dung / Getty
Hầu hết các tổ chức có nhiều hơn một số người cần phải có một chiến lược truyền thông mạnh mẽ cho cả thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài. Cho dù đó là thông báo về thay đổi chính sách, thủ tục hàng ngày hoặc bất cứ điều gì dưới ánh mặt trời, nhân viên cần biết về những điều quan trọng.
Điều này cũng bao gồm phát triển một kế hoạch cho việc di chuyển văn phòng và phát triển một danh sách kiểm tra di chuyển.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng có rất nhiều bước để lập kế hoạch cho việc di chuyển văn phòng mà bạn không có thời gian để xem xét việc liên lạc, nhưng bạn thực sự cần phải mất một hoặc hai ngày để tạo ra một chiến lược vững chắc giúp cả nhân viên và khách hàng của bạn biết của những thay đổi sắp tới.
Khá quan trọng, bạn muốn giữ nhân viên của mình trực tiếp tham gia vào việc di chuyển vì họ có thể sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi việc di chuyển.
Thông điệp nội bộ chính
Các thông điệp chính cần liên quan đến thời gian, đóng gói, đóng cửa văn phòng, bố trí văn phòng mới và chi tiết về địa điểm mới.
- Dòng thời gian: Đảm bảo bạn liệt kê tất cả các bước chính của việc di chuyển để mọi người biết những gì mong đợi và khi nào. Hướng dẫn đóng gói: Cung cấp cho nhân viên hướng dẫn về cách đóng gói văn phòng hoặc tủ của họ để di chuyển. Điều này nên bao gồm nơi nhận vật liệu đóng gói, những gì họ chịu trách nhiệm đóng gói và thời hạn. Thông báo nâng cao về bất kỳ việc đóng cửa văn phòng nào: Trong quá trình di chuyển, bạn có thể cần phải đóng cửa văn phòng để cho phép đóng gói cuối cùng và di chuyển các thiết bị và đồ nội thất văn phòng. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn biết về những ngày này và nếu và làm thế nào doanh nghiệp sẽ tiếp tục trong quá trình di chuyển và điều này sẽ ảnh hưởng đến lịch trình và khối lượng công việc của họ như thế nào. Kế hoạch văn phòng mới: Nhân viên sẽ muốn biết sớm về không gian mới sẽ như thế nào và các văn phòng sẽ được thiết lập như thế nào. Họ sẽ vẫn có không gian riêng của họ hay bây giờ họ sẽ ở trong một kế hoạch hình khối hoặc sàn mở? Hãy chắc chắn rằng bạn tạo một cách để thông báo cho nhân viên về cách không gian làm việc của họ có thể thay đổi. Các tùy chọn vị trí, bãi đỗ xe và đi lại mới: Cung cấp cho nhân viên tất cả thông tin họ cần về vị trí mới để họ có thể chuẩn bị vận chuyển đến không gian mới.
Cách truyền đạt mục tiêu cho nhân viên
Cách bạn gửi tin nhắn nên được quyết định bởi loại tin nhắn. Chẳng hạn, dòng thời gian có thể dễ dàng được gửi qua mạng nội bộ của công ty bạn; trong khi đó, việc đóng cửa văn phòng có thể được trình bày tốt nhất tại một cuộc họp nhân viên để đảm bảo các câu hỏi có thể được hỏi và trả lời.
- Intranet: Đối với những công ty hoặc tổ chức có mạng nội bộ, đây thường là nền tảng tốt nhất cho hầu hết các tin nhắn. Nó cho phép dễ dàng cập nhật các tập tin và thông tin có thể tiếp cận với tất cả nhân viên. Các cuộc họp trực tiếp: Bất kể thông điệp là gì, các cuộc họp nhân viên là một nơi tốt để đưa ra thông báo và cho phép nhân viên có cơ hội thảo luận đầy đủ. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian họp để xem lại thông tin sẽ được truyền đạt như thế nào để nhân viên biết rằng họ sẽ được thông báo. Email: Mặc dù email rất dễ dàng nhưng không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để chuyển tiếp thông tin. Bạn không muốn gửi quá nhiều email mà mọi người không thể tìm thấy thông tin khi họ cần. Nếu bạn sử dụng email, hãy đảm bảo bạn chỉ sử dụng nó để cho mọi người biết nơi họ có thể lấy thông tin. Các thư mục phổ biến: Nếu bạn không có mạng nội bộ, thì hãy tạo một thư mục chung trên ổ đĩa mạng mà mọi người đều có thể truy cập. Bảng thông báo: Bạn có thể sử dụng một không gian vật lý để đăng thông tin. Mọi người có thể kiểm tra nó thường xuyên, và nó cũng cung cấp một nơi mà mọi người có thể tập hợp và thảo luận về mối quan tâm của họ.
