hình ảnh nirat / Getty
Những đống giấy là một nỗi đau, và quản lý một hệ thống nộp đơn tại nhà có thể là một trở ngại. Tuy nhiên, bạn cần phải treo lên một số tài liệu vì bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần chúng.
Bạn cần giữ thuế, biên lai, báo cáo ngân hàng và các tài liệu quan trọng khác trong bao lâu? Mỗi loại tài liệu là khác nhau, vì vậy bạn sẽ muốn đảm bảo giữ tất cả các giấy tờ của mình đủ lâu trước khi bạn khởi động máy hủy tài liệu, ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành chúng.
Duy trì một hệ thống lưu trữ tại nhà hoàn toàn khả thi
Một chìa khóa để tạo ra một hệ thống nộp đơn tại nhà hoàn toàn khả thi là bắt đầu cắt giảm số lượng giấy bạn nhận được. Nó thực sự có thể làm giảm số lượng giấy bạn sẽ phải cắt nhỏ hoặc tập tin. Điều này có nghĩa là loại bỏ thư rác, đăng ký hóa đơn điện tử và không chấp nhận tờ rơi, phiếu giảm giá bạn sẽ không bao giờ sử dụng, danh mục bạn sẽ không bao giờ đọc hoặc các phù du khác mà bạn cảm thấy cần phải bám vào khi biết bạn thực sự không
Bước thứ hai là đảm bảo bạn có một hệ thống quản lý thư tốt. Bạn xử lý thư càng hiệu quả khi gửi thư, bạn sẽ càng ít phải thực hiện một phiên lớn về nộp đơn, băm nhỏ và tái chế.
Thiết lập hệ thống điện tử
Loại bỏ việc nộp giấy của bạn bằng cách thiết lập một hệ thống nộp đơn điện tử sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian và loại bỏ sự lộn xộn của giấy. Ngày nay, một hệ thống nộp đơn điện tử có rất nhiều ý nghĩa bởi vì nó dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để bắt đầu, bạn cần một máy quét và một nơi để lưu trữ các tệp của bạn: một hệ thống thư mục trên máy tính và sao lưu trên đám mây, cũng như một ổ cứng ngoài. Càng có nhiều bản sao lưu mà bạn có tại nhà và ngoài trang web, bạn càng chuẩn bị sẵn sàng để bỏ đống giấy tờ mà không lo mất đi thứ gì quan trọng.
Thiết lập các thư mục chung cho các loại tài liệu khác nhau (ví dụ: hộ gia đình, thuế, ô tô, giấy khai sinh, v.v.) Bạn không cần phải quá chính xác với việc lưu trữ tài liệu vì hệ thống lưu trữ điện tử có thể tìm kiếm được.
Sau đó, quét từng tài liệu và lưu trữ trong một thư mục theo nội dung. Hãy chắc chắn cung cấp cho mỗi tên tệp duy nhất để mô tả nó để có thể tìm thấy nó nhanh chóng thông qua chức năng tìm kiếm trên máy tính của bạn. Ngoài ra, việc thêm ngày ở cuối tên tệp có thể giúp bạn phân biệt cùng loại tài liệu với các khoảng thời gian khác nhau. Ví dụ: thay vì gọi hóa đơn tiện ích của bạn là Utilitystatement.pdf, hãy đặt tên cho tiện ích đó là Febst9ement.pdf.
Ngoài ra còn có một số ứng dụng có sẵn có thể giúp bạn nhanh chóng ghi lại và lưu trữ nhiều loại tài liệu. Nhiều người có thể được quản lý thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn, vì vậy bạn có thể thoát khỏi giấy tờ (đặc biệt là biên lai) khi bạn không ở gần máy tính ở nhà.
Giữ bản sao
Đối với các tài liệu quan trọng nhất của bạn, các chuyên gia khuyên giữ nhiều bản sao. Điều đó có thể có nghĩa là giữ một bản sao trong bộ nhớ đám mây của bạn và một bản khác trên ổ cứng. Nó cũng có thể có nghĩa là giữ một bản sao trong hồ sơ điện tử của bạn và một bản cứng trong két an toàn chống cháy.
Tài liệu để lưu trữ mãi mãi
Một số tài liệu nên được lưu trữ mãi mãi. Đây là những điều quan trọng nhất mà bạn có thể cần bất cứ lúc nào trong tương lai vì nhiều lý do. Đảm bảo rằng chúng được giữ ở nơi an toàn và bản sao được bảo mật sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần thiết.
- Hồ sơ học tập: Văn bằng, bảng điểm và bất kỳ công việc danh mục đầu tư nào có thể được sử dụng trong tương lai khi đi xin việc. Giấy tờ đăng ký Chứng nhận rửa tội Chứng chỉ sinh sản: Có thể cần thiết cho mục đích thuế. Giấy phép của hồ sơ: Bất kỳ điều khoản, thỏa thuận, hồ sơ kỷ luật đánh giá hiệu suất Hồ sơ chuyên ngành Hồ sơ đơn vị Tài chính Bảo hiểm Hồ sơ hưu trí và lương hưu Thẻ bảo mật xã hội Di chúc
Tài liệu để lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định
Hãy tưởng tượng có các báo cáo ngân hàng và hóa đơn trọn đời chất đống trên bàn của bạn. Chỉ sau một thập kỷ, đống đó có thể sẽ cực kỳ lớn. Có rất nhiều loại tài liệu mà chủ yếu là tài chính mà bạn nên giữ trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng không cần lưu trữ mãi mãi. Bạn có thể cần tham khảo chúng hàng tháng hoặc hàng tuần trong một thời gian, sau đó chúng chỉ trở thành một mảnh giấy khác nằm xung quanh tạo ra sự lộn xộn.
Phần khó khăn là biết khi nào bạn có thể thoát khỏi các loại hồ sơ. Không có câu trả lời tốt cho tất cả mọi thứ, nhưng các hướng dẫn được đề xuất dựa trên nội dung:
- Báo cáo ngân hàng: Một tháng Hóa đơn: Một năm cho bất kỳ khoản thuế hoặc bảo hành nào liên quan; tất cả các hóa đơn khác nên được hủy ngay sau khi chúng được thanh toán. Hóa đơn thẻ tín dụng: Bị hủy ngay lập tức khi thanh toán. Biên lai cải thiện: Giữ cho đến khi nhà được bán. Hồ sơ đầu tư: Bảy năm sau khi bạn đóng tài khoản hoặc bán bảo mật. Cho thuê: Giữ cho đến khi bạn chuyển đi và nhận lại tiền đặt cọc từ chủ nhà. Trả tiền và trả nợ: Một năm hoặc cho đến khi bạn nhận được sao kê W-2 cho năm tính thuế đó. Biên lai bán hàng: Giữ cho tuổi thọ của bảo hành cho các giao dịch mua lớn như thiết bị và điện tử. Đối với những thứ như cửa hàng tạp hóa và quần áo, chỉ giữ lại hóa đơn cho đến khi bạn biết rằng sẽ không cần phải trả lại hàng hóa. Tài liệu chính: Bảy năm, bao gồm hồ sơ của bạn và tất cả các tài liệu đi kèm như W-2 và biên lai. Giữ cho đến khi thuyền, xe hơi, hoặc xe máy được bán.
Làm thế nào để thoát khỏi tài liệu
Băm nhỏ tài liệu là cách chính để bảo vệ bạn khỏi hành vi trộm cắp danh tính. Theo nguyên tắc chung, có những tài liệu nhất định cần được xé nhỏ. Điều này bao gồm mọi thứ có số tài khoản, ngày sinh, tên thời con gái, mật khẩu và mã PIN, chữ ký và số An sinh xã hội.
Nếu tài liệu vẫn còn "hoạt động", bạn cần giữ chúng để tham khảo, hãy đặt chúng vào hệ thống lưu trữ tại nhà theo chủ đề. Chỉ cắt nhỏ chúng một khi chúng không còn được sử dụng.
Tài liệu cần cắt nhỏ
Khi bạn hoàn thành các tài liệu này và không còn cần đến chúng nữa, vui lòng hủy chúng:
- Biên lai ATM Báo cáo ngân hàng Bản sao giấy khai sinh Bản sao đã bị hủy và bị hủy séc Hóa đơn thẻ tín dụng Báo cáo tín dụng Giấy phép của Driver (hết hạn) Tài liệu việc làm có bất kỳ thông tin nhận dạng Hộ chiếu và visa nào đã ký Số tài khoản, Giấy chứng nhận, Đầu tư, chứng khoán, và các giao dịch tài sản. hồ sơ nha khoa Các giấy tờ có số An sinh xã hội Số mật khẩu hoặc mã PIN Số tiền thanh toán Các ứng dụng thẻ tín dụng được phê duyệt Nhận được với việc kiểm tra số tài khoản, số thẻ tín dụng hoặc bất kỳ thông tin nhận dạng nào khác. Biểu mẫu với thông tin nhận dạng Hành trình vé máy bay Hóa đơn, điện thoại, điện, nước internet, v.v.)
Mọi thứ khác, chẳng hạn như giấy tờ, bạn có thể tái chế. Đảm bảo có một hệ thống lưu trữ linh hoạt được thiết lập để bạn có thể kiểm tra các tài liệu này. Đó cũng là một ý tưởng tốt để có thói quen đi qua các tài liệu được lưu trữ của bạn một cách thường xuyên. Cố gắng làm điều này khi thanh toán hóa đơn, nộp thuế hoặc thực hiện một nhiệm vụ định kỳ tương tự để bạn không quên và giấy tờ của bạn vượt khỏi tầm kiểm soát.
