những hình ảnh đẹp
Vì vậy, bạn có tất cả những thứ này để hoàn thành mỗi ngày và danh sách việc cần làm của bạn đã đầy - làm thế nào để bạn biết phải làm gì trước, thứ hai và thứ ba?
Khá nhiều người cảm thấy như họ có quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian để làm điều đó. Thông thường, cảm giác choáng ngợp đó bắt nguồn từ việc không thể ưu tiên tất cả những nhiệm vụ có vẻ cấp bách đó. Nếu bạn cảm thấy danh sách việc cần làm của mình sẽ tăng lên từng phút và thậm chí bạn không biết bắt đầu từ đâu, đây là cách xác định, đánh giá và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn.
1. Lập danh sách
Trước khi bạn cố gắng sắp xếp các nghĩa vụ của mình theo thứ tự quan trọng, hãy dành thời gian để biên soạn một danh sách toàn diện về mọi thứ bạn cần hoặc muốn thực hiện. Chia danh sách của bạn thành các phần cho các loại nhiệm vụ khác nhau. Những loại này có thể bao gồm:
Nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần
Đây là những trò chơi thông thường có thể là cá nhân (lập kế hoạch bữa ăn và mua sắm thực phẩm) hoặc liên quan đến công việc (họp nhóm hàng tuần.) Nếu bạn đã làm theo thói quen hàng ngày, bạn sẽ quen với những công việc này; nếu bạn không, đây là thời điểm tốt để tạo một cái. Những gì bạn bao gồm có thể khác nhau - một số người sẽ không cần phải nhắc nhở họ kiểm tra email hoặc mua đồ tạp hóa, nhưng những người khác sẽ đánh giá cao lời nhắc có cấu trúc để thực hiện một số hành động nhất định vào một số thời điểm nhất định hoặc vào một số ngày nhất định.
Nhiệm vụ với thời hạn
Những điều này, rõ ràng, cần phải được thực hiện trước một ngày cụ thể và yêu cầu chuẩn bị trước. Ví dụ có thể là một bài báo học trong ba tuần hoặc một bữa tiệc bạn dự định trong sáu tháng kể từ bây giờ. Các loại nhiệm vụ này - thường được gọi là dự án - sau này có thể được chia thành các thành phần nhỏ hơn - ví dụ, giấy viết giấy có thể được chia thành đọc các sách có liên quan, tổ chức ghi chú của bạn, viết phác thảo, viết bản thảo đầu tiên, và vì vậy trên.
Nhiệm vụ định kỳ
Chúng không xảy ra với tần suất hàng ngày hoặc hàng tuần, nhưng chúng cũng không phải là dự án một lần. Nhiệm vụ định kỳ có thể bao gồm các cuộc hẹn nha sĩ hoặc làm thuế hàng quý của bạn.
Tự tạo động lực, nhiệm vụ cần thiết
Đây là những nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn biết bạn phải làm, nhưng không ai sẽ thực hiện bạn. Chúng hiếm khi, nếu có, có giới hạn thời gian tích hợp. Hãy suy nghĩ về việc cải thiện trang web doanh nghiệp nhỏ của bạn hoặc tìm một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc chính mới.
Nhiệm vụ tự thúc đẩy, không cần thiết
Đây là những hoạt động thú vị hơn, tuy nhiên có xu hướng giảm xuống bên cạnh những nhiệm vụ khác, rõ ràng là cần thiết hơn lấn át chúng. Hãy suy nghĩ đọc cho vui hoặc làm việc trên sở thích.
Nhiệm vụ một ngày nào đó
Những nhiệm vụ này nằm ở cuối danh sách việc cần làm hoặc phía sau tâm trí của bạn, nhưng chúng thường không phải được thực hiện sớm, hoặc bao giờ. Ví dụ: sơn bộ tản nhiệt của bạn.
2. Sắp xếp danh sách của bạn
Khi bạn đã liệt kê tất cả mọi thứ, bạn có thể tìm ra những việc cần làm trước tiên và sắp xếp lịch trình của mình. (Cách bạn thực hiện việc này một cách vật lý - trên một tờ giấy, kế hoạch, ứng dụng, lịch trực tuyến hoặc cách khác - ít quan trọng hơn là bạn chọn phương pháp phù hợp với mình và bạn sẽ sử dụng.) Dưới đây là một số tiêu chí suy nghĩ về:
Khẩn cấp hoặc quan trọng
Tất cả các nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành một trong bốn loại. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nên được thực hiện trước, càng sớm càng tốt; nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể được ủy quyền nếu có thể, nhưng nếu không, lịch trình của bạn nên bao gồm đủ linh hoạt và thêm thời gian để chứa chúng khi chúng bật lên; nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên kế hoạch trước để chúng không trở nên cấp bách; các nhiệm vụ không quan trọng cũng không khẩn cấp có thể bị loại bỏ, mặc dù nếu bạn thích chúng, chúng nên được thực hiện trong lịch trình của bạn để chúng không bị đông đúc bởi các nghĩa vụ đòi hỏi khắt khe hơn.
Đánh giá giá trị
Bạn có thể đánh giá giá trị của một nhiệm vụ theo nhiều cách. Người ta có thể là người khác có bị ảnh hưởng hay không, và những người đó quan trọng với bạn như thế nào (sự chấp thuận của sếp và hạnh phúc của những đứa trẻ phụ thuộc vào bạn quan trọng hơn là, ý kiến của một nhóm người lạ mà bạn đã đồng ý để tham gia vào một cuộc họp.) Bạn cũng có thể gán giá trị cao cho các nhiệm vụ mà bạn thấy sẽ được đền đáp trong thời gian dài hoặc đơn giản là bạn thấy có ích.
Một tài liệu tham khảo mà bạn có thể gặp phải khi đọc về việc ưu tiên các nhiệm vụ là quy tắc 80-20 hoặc Nguyên tắc Pareto, trong đó nêu rõ rằng 80% hiệu ứng đến từ 20% nguyên nhân. Điều này có thể hoặc không thể chứng minh đúng với bạn, nhưng đó là một lời nhắc tốt để xác định những gì bạn thực sự dành thời gian và những nỗ lực của bạn đang được đền đáp.
Thời gian và tính linh hoạt
Một lịch trình hoạt động cho phép thay đổi và nhận ra những hạn chế về thời gian. Hãy thực tế khi ưu tiên và lập kế hoạch cho ngày của bạn. Khi nghi ngờ, hãy đánh giá quá cao thời gian một nhiệm vụ nhất định sẽ mất.
Nếu hai nhiệm vụ đến hạn cùng một lúc, việc chọn bắt đầu với nhiệm vụ nào phụ thuộc vào cách bạn làm việc tốt nhất. Một số người thích thực hiện các nhiệm vụ đơn giản hơn để tập trung vào công việc phức tạp hơn; những người khác sẽ cảm thấy yên tâm nếu họ bắt đầu vào nhiệm vụ khó khăn trước, và hoàn thành một số hoặc tất cả trong số đó trước khi tiếp tục. Hãy nhớ rằng bạn không phải thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án từ đầu đến cuối trước khi chuyển sang kế tiếp - tất nhiên, trừ khi, bạn thấy làm việc theo cách đó giúp tăng năng suất của bạn.
Hạn chế tối đa ba nhiệm vụ phải làm hàng ngày của bạn tối đa là ba. Ngày cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ nhỏ hơn thường xuyên hơn hoặc ít quan trọng hoặc khẩn cấp hơn, nhưng tải lên các nhiệm vụ chính có thể sẽ dẫn đến căng thẳng và thất vọng.
Hãy nhớ rằng các ưu tiên có thể thay đổi - nếu sếp của bạn cần bạn làm điều gì đó ngay bây giờ, ưu tiên hàng đầu trước đó của bạn có thể sẽ bị giảm xuống thứ hai. Đó là tất cả lý do để xây dựng thêm thời gian vào lịch trình của bạn để cho phép linh hoạt.
3. Nhiệm vụ hàng loạt
Nhiệm vụ hàng loạt là một trong những cách hiệu quả, hiệu quả nhất để thực hiện những nhiệm vụ dai dẳng, làm mọi lúc. Batching đơn giản có nghĩa là bạn làm việc trên cùng một loại nhiệm vụ nhiều lần trước khi chuyển sang một thứ khác. Bước đầu tiên là xác định các nhiệm vụ bạn làm đi làm lại và sau đó thiết lập một quy trình công việc đơn giản để chúng thực hiện. Sau đó, bạn giải quyết các nhiệm vụ đó cùng một lúc bằng cách sử dụng quy trình công việc đó.
Batching yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ tương tự đòi hỏi các tài nguyên tương tự trong các đợt của "để cải thiện hiệu quả và năng suất. Dưới đây là một số ví dụ:
- Thanh toán tất cả các hóa đơn của bạn cùng một lúc Mở tất cả thư của bạn mỗi tuần một lần và thực hiện nó thay vì để nó chồng lên mỗi ngày và không bao giờ nhận được nó
Batching cho phép bạn đi vào một rãnh thực hiện cùng một nhiệm vụ nhiều lần để bạn không phải lãng phí thời gian để tìm ra hướng dẫn hoặc những gì bạn nên làm tiếp theo.
4. Loại bỏ các nhiệm vụ
Khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ của mình và sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến tối thiểu, nó sẽ trở nên rõ ràng những nhiệm vụ nào ở cuối danh sách. Chúng đôi khi có thể được ủy quyền cho người khác, nhưng nếu điều đó là không thể, bạn phải quyết định xem có nên sắp xếp thời gian cho họ hay loại bỏ chúng hay không.
Bạn có thể có những nhiệm vụ trong danh sách mà bạn không phải làm hoặc thậm chí không muốn làm, nhưng bạn cảm thấy áp lực phải thêm vào một lúc nào đó (đi đến phòng tập thể dục, tham dự một câu lạc bộ sách.) Những điều này có thể được loại bỏ hoàn toàn.
Cuối cùng, có thể chỉ đơn giản là có quá nhiều việc phải làm - nếu bạn không thể hoàn thành mọi việc, hãy đánh giá khối lượng công việc của bạn để xác định xem bạn chỉ cần thực hành thêm ưu tiên hay bạn phải nói với ai đó bạn không còn có thể tiếp tục làm nhiệm vụ nhất định.
